홈페이지 제작이 시작되면 고객사는 회사소개서, 제품 자료, 로고, 사진과 원고를 준비해 달라는 요청을 받습니다. 파일을 모아 전달했는데도 제작사가 다시 요청하거나, 디자인 후 원고와 이미지가 바뀌기도 합니다.
자료 준비는 파일을 한곳에 모으는 일에서 끝나지 않습니다. 어떤 페이지에 사용할 자료인지, 최신 원본인지, 공개와 수정이 가능한지, 누가 검수하고 언제 승인할지를 함께 정리해야 합니다.
모든 원고와 이미지를 완성한 뒤 프로젝트를 시작할 필요는 없습니다. 현재 사용할 수 있는 자료, 수정이 필요한 자료와 새로 만들어야 할 자료를 구분하면 제작사와 현실적인 일정과 업무 범위를 정할 수 있습니다.
먼저 기존 자료를 목록으로 만듭니다
사내에 자료가 많아도 홈페이지에 바로 사용할 수 있는 것은 일부일 수 있습니다. 오래된 회사소개서, 영업용 제안서, 보도자료와 부서별 문서를 한곳에 모은 뒤 최신성과 공개 가능 여부를 확인합니다.
자료 목록에는 다음 항목을 기록합니다.
- 자료명과 파일 위치
- 사용할 페이지 또는 메뉴
- 작성·관리 부서
- 최신 버전과 기준일
- 공개 가능 여부
- 수정 또는 재작성 필요 여부
- 검수자와 최종 승인자
- 제작사 전달 예정일
같은 내용의 파일이 여러 개라면 기준이 되는 원본을 하나 정합니다. 파일명에 `최종`, `수정`, `진짜 최종`이 반복되는 방식보다 담당자와 승인일을 기록하는 편이 정확합니다. 제작사가 받은 파일을 임의로 골라 사용하지 않도록 현재 유효한 버전을 표시합니다.
회사와 사업의 기본 정보를 확인합니다
기업 홈페이지에는 회사 개요, 연혁, 경영진, 사업 영역, 제품과 서비스, 주요 거점, 인증과 연락처가 들어갈 수 있습니다. 각 정보가 최신인지, 외부에 공개할 수 있는지 담당 부서가 확인해야 합니다.
특히 숫자와 고유명사는 기준 시점을 기록합니다. 임직원 수, 사업장 수, 매출, 고객사와 인증 현황은 시간이 지나면 달라질 수 있습니다. 확인되지 않은 수치를 디자인 시안에 먼저 넣으면 공개 직전에 수정이 반복됩니다.
제품과 서비스 정보는 내부 조직의 분류를 그대로 옮기기보다 홈페이지 독자가 이해하는 기준으로 정리할 필요가 있습니다. 제작사는 정보의 우선순위와 페이지 구성을 제안할 수 있지만, 제품 사양과 사업 설명의 사실 여부는 고객사의 담당 부서가 확인해야 합니다.
담당 부서마다 설명이 다르다면 프로젝트 책임자가 기준 문서를 정하고 의견을 모읍니다. 제작사가 여러 버전의 원고를 직접 조정하도록 맡기면 정보의 최종 책임이 불분명해질 수 있습니다.
브랜드 자료는 원본과 사용 권한을 함께 준비합니다
로고 파일만 전달하면 디자인에 필요한 준비가 끝났다고 생각하기 쉽습니다. 실제로는 로고 사용 규정, 색상, 서체, 아이콘, 사진과 영상의 원본과 권한까지 확인해야 합니다.
- 가로형·세로형·국영문 로고와 벡터 원본
- 브랜드 색상과 서체 사용 규정
- 제품, 공간, 인물과 기업 활동 사진
- 영상 원본, 자막과 대표 이미지
- 도표, 아이콘과 일러스트 원본
- 저작권자, 사용 기간과 사용 채널 제한
인물 사진에는 초상권과 내부 공개 기준이 적용될 수 있습니다. 외부 스톡 이미지나 폰트는 웹사이트 사용이 허용되는 라이선스인지 확인합니다. 기존 홈페이지에서 사용했다는 사실만으로 새 사이트에서도 사용할 수 있다고 단정하면 안 됩니다.
원본 해상도가 낮거나 최신 사진이 없다면 촬영과 제작 여부를 일찍 결정합니다. 이미지 준비가 늦어지면 레이아웃과 페이지 분량도 함께 바뀔 수 있습니다.
페이지별 원고와 책임자를 정합니다
원고는 페이지 단위로 관리하는 편이 좋습니다. 회사소개서 한 파일을 전달하기보다 홈페이지의 메뉴와 페이지에 맞춰 제목, 핵심 문장, 본문, 표, 링크와 다운로드 자료를 나눕니다.
페이지마다 다음 상태를 표시합니다.
| 상태 | 의미 | 다음 행동 |
|---|---|---|
| 사용 가능 | 최신성과 공개 승인이 확인됨 | 화면 설계와 등록에 사용 |
| 수정 중 | 기존 원고를 담당 부서가 보완 중 | 확정일과 검수자 지정 |
| 신규 작성 | 현재 원고가 없음 | 작성 주체와 마감일 지정 |
| 공개 협의 | 정보는 있지만 외부 공개가 미정 | 법무·사업 부서 확인 |
| 제외 | 이번 공개 범위에 포함하지 않음 | 후속 단계 여부 기록 |
고객사 또는 홍보대행사는 회사의 사실과 메시지를 담은 원고를 만들고 승인합니다. 스튜디오파티클은 어떤 정보가 필요한지 제안하고, 페이지와 콘텐츠 유형에 맞는 입력 항목과 발행 형식을 설계합니다. 일반적인 기사와 회사 소개 원고를 대신 작성하는 콘텐츠 대행 업무와는 구분합니다.
원고가 확정되지 않았더라도 제목의 예상 길이, 문단 수, 표와 목록 여부를 제작사와 공유하면 실제 콘텐츠에 맞는 화면을 설계할 수 있습니다. 의미 없는 임시 문장만 넣어 디자인하면 최종 원고에서 줄 수와 이미지 배치가 크게 달라질 수 있습니다.
법적 고지와 기능용 문구를 빠뜨리지 않습니다
개인정보 처리방침, 이용약관, 저작권, 이메일 무단수집 거부와 쿠키 안내처럼 법적 검토가 필요한 문서가 있습니다. 문의, 뉴스레터, 채용과 회원 기능에서 개인정보를 수집한다면 항목, 목적, 보유 기간, 수신 담당자도 확인해야 합니다.
버튼, 입력 안내, 오류 메시지, 동의 문구와 자동 회신 메일처럼 짧지만 기능에 필요한 문장도 자료에 포함합니다. 개발이 끝난 뒤 확인하면 기능과 화면을 다시 수정할 수 있으므로 기획 단계에서 법무·개인정보 담당자와 검토 일정을 잡습니다.
다국어 홈페이지라면 국문 원고 확정과 번역 일정의 관계도 정해야 합니다. 어떤 페이지를 번역할지, 기존 번역문을 사용할 수 있는지, 번역과 감수를 누가 맡을지 표시합니다. 원문이 바뀌었을 때 번역문을 다시 확인하는 책임도 필요합니다.
제작사와 공유할 콘텐츠 준비표
| 페이지 | 필요한 자료 | 원본 위치 | 담당자 | 상태 | 승인일 | 전달일 |
|---|---|---|---|---|---|---|
| 회사 소개 | 소개 원고, 연혁, 경영진 사진 | 사내 자료함 | 홍보팀 | 수정 중 | 예정일 기록 | 예정일 기록 |
| 제품 상세 | 제품 설명, 사양, 이미지 | 제품팀 폴더 | 제품팀 | 사용 가능 | 승인일 기록 | 전달일 기록 |
| 문의 | 수집 항목, 동의문, 수신자 | 법무 검토 문서 | 마케팅팀 | 공개 협의 | 예정일 기록 | 예정일 기록 |
표에서 중요한 것은 모든 칸을 처음부터 채우는 것이 아니라 비어 있는 항목의 담당자와 결정 시점을 보이게 하는 일입니다. 주간 회의에서는 새 파일을 다시 나열하기보다 상태가 바뀐 항목과 지연될 자료를 확인합니다.
자료가 완벽하지 않아도 홈페이지 프로젝트는 시작할 수 있습니다. 다만 없는 자료를 있는 것처럼 가정해서는 안 됩니다. 현재 상태와 책임자를 명확히 공유하면 제작사는 정보 구성, 디자인, 개발과 등록 일정을 그에 맞춰 계획할 수 있습니다. 잘 정리된 자료 준비표는 고객사와 제작사가 같은 기준으로 프로젝트를 진행하게 하는 가장 실용적인 도구입니다.
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